Acéptalo, es muy probable que tu también has tenido este terrible enfermedad o incluso en este momento la tienes, esa lamentable condición que hace que tus días sean más cortos, poco productivos y además te impide avanzar en temas importantes, sabes de lo que estoy hablando y seguramente reconoces los síntomas en ti y en la gente que te rodea, entiendo que tal vez no eres tu, es la cultura del lugar en el que colaboras o tal vez el estilo de liderazgo de tu jefe y tu no eras así pero ahora eres parte de esto, pasas más horas de las necesarias en la oficina, es casi imposible cumplir con tu plan del día... es inevitable.
Claro, me refiero a la ¡JUNTITIS! esa pésima práctica y que es tan común a todos niveles y en todas las organizaciones.
Las juntas son necesarias y muchas veces recomendables, para alinear expectativas, coordinar equipos, establecer objetivos o asignar responsabilidades, pero existe esa delgada línea tan fácil de cruzar en la que algo que se pudo haber resuelto con una llamada, un correo o una plática de elevador, alguien decide que es necesario juntar a 10 personas y perder mínimo 40 minutos de nuestro día para hablar alrededor de un problema o tema sin que nadie asumiera responsabilidad o compromiso alguno para resolverlo.
Estas juntas ya se sienten totalmente sin sentido además de frustrantes, ¿y que pasa cuando tienes un día lleno de estas?
Es importante no perder de vista que estar brincando de una junta a otra es otra manera de no trabajar y en el mejor de los casos, pensando que la reunión fue productiva, ir de una junta tras otra ¿en que momento cumples con los acuerdos establecidos y actividades generadas de esa reunión?
Puede ser que el tema de la junta si sea importante y prioritario pero es necesario ser mucho más prácticos al momento de solucionar problemas y establecer una comunicación eficaz, he tenido la oportunidad de colaborar con empresas donde las reuniones de más de 3 personas están por reglamento prohibidas y se motiva a los empleados a usar otras herramientas de comunicación como las videoconferencias y adicional a esto también existe un tiempo máximo para las juntas presenciales.
Te comparto estos cuatro puntos clave para tener reuniones de trabajo productivas en el caso en el que realmente sea necesario y no solo perder el tiempo.
¿Estás seguro que es necesario enviar ese meeting request? Antes de reunir a la gente recuerda que ellos también tienen una agenda planeada, piensa si este tema tan urgente para ti se podría resolver visitando directamente al responsable, con una llamada o un correo. Ellos te lo van a agradecer y tú tendrás la oportunidad de desarrollar otros recursos de comunicación personal.
¿Para qué es tu junta? Define un objetivo claro, plantear muchos temas sólo dispersa a los asistentes, diluye responsabilidades y es la mejor forma de que nadie haga nada saliendo de la junta. Como cuando se te juntan 4 pendientes de un jalón y tu sólo te enfocas en el más fácil o rápido de sacar. Si tu reunión no es clara, todos la habrán olvidado al momento de salir de la sala.
Mantenlo breve, simple y al grano. A nadie le gustan los speechs largos y sin sentido, las presentaciones de .ppt eternas llenas de texto y peor cuando usas términos tan específicos que sólo tú entiendes. Se breve y hazlo amigable, todos te lo van a agradecer.
¿Y entonces en qué quedamos? haz una minuta, asigna responsables y compartela con los involucrados. Partimos del hecho que tu junta tenía como objetivo empujar un tema atorado, re enfocar al equipo o acelerar algún paso y no importan que tan buena haya sido la reunión si no se documenta los acuerdos generados. Recuerda que orden dada no supervisada se la lleva la ch$"·/a!
Recuerda que cuando estás comunicando frente a otros colaboradores también estás presentando tu marca personal, estás proyectando tu liderazgo y es una oportunidad de demostrar tu experiencia, talento y potencial
